Terug naar het overzichtWat kost cloud telefonie? De kostenposten op een rij
Waar de kosten uit bestaan
Een cloudtelefoniecontract bestaat vrijwel altijd uit dezelfde bouwstenen. Ze komen alleen niet bij elke aanbieder even zichtbaar terug in de prijs.
Abonnement op de telefooncentrale
Dit is de vaste maandprijs voor de centrale zelf: de software, de hosting, het beheer, de back-ups en de updates. Bij een hosted oplossing staat de centrale in een datacenter, waardoor apparatuur op kantoor niet nodig is.
Licentiekosten
Sommige platformen werken met een leverancierslicentie die naast het abonnement wordt afgerekend, vaak per jaar. Andere platformen zijn open source en kennen die post niet. Dit is de kostenpost die bij het vergelijken het vaakst over het hoofd wordt gezien.
Telefoonnummers
Een pakket bevat meestal een of enkele nummers. Extra nummers, een tweede regionaal kengetal of een 085-nummer worden apart gerekend. Het meenemen van bestaande nummers, oftewel nummerbehoud, is wettelijk geregeld en meestal kosteloos of eenmalig.
Gesprekskosten
Uitgaand verkeer wordt per minuut afgerekend of via een bundel met onbeperkt bellen naar vaste en mobiele nummers in Nederland. Voor organisaties die veel bellen is een bundel voorspelbaarder; voor organisaties die vooral gebeld worden is afrekenen per minuut vaak goedkoper.
Toestellen en headsets
Een IP-telefoon is een eenmalige aanschaf. Wie met een app op de mobiele telefoon en de pc werkt, kan die post grotendeels overslaan. Een goede headset blijft in een callcenteropstelling wel verstandig.
Eenmalige kosten en support
Denk aan installatie, het inrichten van het belplan en migratie. Ook support telt mee: het scheelt in de praktijk of een aanbieder een aantal minuten support per maand in het abonnement opneemt, of elke wijziging apart factureert.
Per gebruiker of per gelijktijdig gesprek
Dit is het belangrijkste verschil tussen prijsmodellen, en meteen het punt waarop offertes onvergelijkbaar worden.
Bij afrekenen per gebruiker betaalt een organisatie voor elke medewerker met een account, ongeacht hoe vaak die belt. Bij afrekenen per gelijktijdig gesprek betaalt een organisatie voor het aantal gesprekken dat op het drukste moment tegelijk gevoerd kan worden. Het aantal accounts is dan vrij.
Dat maakt uit zodra niet iedereen tegelijk aan de telefoon zit, wat in de meeste organisaties het geval is. Een team van twintig medewerkers voert zelden twintig gelijktijdige gesprekken.
| Kenmerk | Per gebruiker | Per gelijktijdig gesprek |
|---|---|---|
| Grondslag | Aantal accounts | Piek in gelijktijdig telefoonverkeer |
| Kosten bij groei van het team | Stijgen mee met elke medewerker | Blijven gelijk zolang de piek gelijk blijft |
| Medewerkers die zelden bellen | Kosten volledig mee | Kosten niets extra |
| Voorspelbaarheid | Eenvoudig te berekenen | Vraagt een inschatting van de piek |
| Gunstig voor | Kleine teams waarin vrijwel iedereen belt | Organisaties met veel gebruikers en een beperkte gesprekspiek |
Rekenvoorbeeld: een organisatie met vijftien medewerkers
Neem een bedrijf met vijftien medewerkers, waarvan er op het drukste moment vier tegelijk aan de telefoon zitten. Een keuzemenu, twee wachtrijen en een belgroep voor de klantenservice zijn gewenst. Er wordt gewerkt met apps op mobiel en pc, plus vier vaste toestellen op kantoor.
| Kostenpost | Model per gebruiker | Model per gelijktijdig gesprek |
|---|---|---|
| Grondslag | 15 accounts | 4 gelijktijdige gesprekken |
| Abonnement centrale | 15 keer de maandprijs per gebruiker | Een vast pakketbedrag |
| Extra medewerker erbij | Maandprijs stijgt | Maandprijs blijft gelijk |
| Telefoonnummer | Meestal inbegrepen | Meestal inbegrepen |
| Toestellen | 4 keer een eenmalige aanschaf | 4 keer een eenmalige aanschaf |
| Belverkeer | Per minuut of bundel | Per minuut of bundel |
Ter illustratie van de orde van grootte: het instappakket van PBXcomplete voor hosted PantaPBX kost 32,00 euro per maand voor vier gelijktijdige gesprekken, inclusief een telefoonnummer, onbeperkt keuzemenu’s, wachtrijen en belgroepen, back-ups, hosting in een Nederlands datacenter en vijftien minuten support per maand, zonder setupkosten. Daar komt de jaarlijkse PantaaPBX-licentie bovenop en optioneel een bundel voor onbeperkt bellen. De actuele tarieven staan op de pakketpagina van hosted PantaPBX.
Kosten die vaak buiten de offerte vallen
- Jaarlijkse licenties. Een maandbedrag oogt scherp tot de licentiefactuur er los naast komt te liggen.
- Support per incident. Kleine wijzigingen in een belplan zijn routine. Worden die per keer gefactureerd, dan tikt dat aan.
- Contractduur. Een lage prijs met drie jaar looptijd is duurder dan hij lijkt zodra de organisatie verandert.
- Internetverbinding. Elk gelijktijdig gesprek vraagt bandbreedte, ongeveer honderd kilobit per seconde bij de gangbare codec. Bij intensief internetgebruik is een aparte verbinding voor spraak verstandig, en dat is een aparte post.
- Uitwijk bij storing. Doorschakelen naar mobiele nummers bij uitval hoort bij een professionele inrichting, maar zit niet altijd standaard in het pakket.
Cloud telefonie tegenover een centrale op locatie
| Kostenpost | Centrale in de cloud | Centrale op locatie |
|---|---|---|
| Aanschaf hardware | Niet nodig | Eenmalige investering |
| Onderhoud en updates | In het abonnement | Eigen beheer of servicecontract |
| Uitbreiden | Instelling wijzigen | Vaak extra apparatuur |
| Thuiswerken | Standaard mogelijk | Aanvullende voorzieningen nodig |
| Vervanging na afschrijving | Niet van toepassing | Terugkerende investering |
| Kostenverloop | Vaste maandlasten | Pieken bij aanschaf en vervanging |
Waar bij het vergelijken op te letten
Een eerlijke vergelijking begint bij dezelfde uitgangspunten. Drie vragen brengen offertes op een lijn:
- Wat is de totale prijs per jaar, inclusief licenties, nummers en support?
- Wat gebeurt er met dat bedrag bij vijf medewerkers erbij?
- Wat is de opzegtermijn, en wat kost het om over te stappen?
Veelgestelde vragen over de kosten van cloud telefonie
Wat kost cloud telefonie gemiddeld per maand?
Voor een kleine organisatie ligt het abonnement voor de centrale doorgaans tussen de 30 en 60 euro per maand, afhankelijk van het aantal gelijktijdige gesprekken en de gekozen software. Licenties, extra telefoonnummers en belverkeer komen daar bovenop.
Is cloud telefonie goedkoper dan een traditionele telefooncentrale?
Over de looptijd meestal wel, omdat de aanschaf van apparatuur, het onderhoud en de vervanging daarvan wegvallen. De maandlasten liggen hoger dan bij een afgeschreven centrale op locatie, maar er staan geen investeringspieken tegenover.
Wordt er per gebruiker of per gesprek betaald?
Dat verschilt per aanbieder. Afrekenen per gelijktijdig gesprek is gunstig zodra een deel van de medewerkers weinig belt, omdat het aantal accounts dan geen invloed heeft op de prijs.
Kunnen bestaande telefoonnummers mee?
Ja. Nummerbehoud is wettelijk geregeld en verloopt via de nieuwe aanbieder. Het bestaande nummer blijft daarmee in gebruik.
Zijn er eenmalige kosten?
Dat hangt van de aanbieder af. Aansluitkosten en installatiekosten komen voor, maar niet overal. Toestellen zijn wel altijd een eenmalige aanschaf, tenzij er uitsluitend met apps wordt gewerkt.
Hoeveel bandbreedte kost bellen via internet?
Ongeveer honderd kilobit per seconde per gelijktijdig gesprek bij de gangbare G.711-codec. Vier gelijktijdige gesprekken vragen dus grofweg 0,4 megabit per seconde in beide richtingen, wat op een zakelijke verbinding zelden een knelpunt is. De stabiliteit van de verbinding weegt zwaarder dan de snelheid.
Tot slot
De laagste maandprijs is zelden de laagste jaarprijs. Wie licenties, support en contractduur meeneemt in de vergelijking, houdt een reeel beeld over. Voor organisaties die willen weten wat een cloudtelefooncentrale in hun situatie kost, rekent PBXcomplete de opzet vrijblijvend door. Achtergrond over de werking staat in het artikel wat is cloud telefonie.
LinkedIn
Facebook
