Terug naar het overzichtOverstappen naar VoIP: het stappenplan en wat er met het nummer gebeurt
Een overstap naar VoIP is zelden technisch ingewikkeld. Wat misgaat, gaat bijna altijd mis in de planning: een opzegtermijn die langer blijkt, een portering die wordt afgewezen op een tenaamstelling, of een belplan dat pas op de overzetdag wordt bedacht. Dit artikel zet de stappen op volgorde, met de doorlooptijden die daarbij horen en de punten waarop het in de praktijk fout loopt.
Inhoud van dit artikel
Voorbereiding: wat vooraf helder moet zijn
Vier gegevens bepalen het grootste deel van de planning. Ze zijn allemaal binnen een uur te verzamelen en voorkomen het merendeel van de vertraging.
| Gegeven | Waar te vinden | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Opzegtermijn huidige aanbieder | Contract of laatste factuur | Bepaalt de vroegste overzetdatum |
| Tenaamstelling van de aansluiting | Factuur van de huidige aanbieder | Moet exact overeenkomen bij portering |
| Alle in gebruik zijnde nummers | Factuur en het bestaande belplan | Vergeten faxnummers en doorkiesreeksen komen anders te vervallen |
| Piek in gelijktijdige gesprekken | Rapportage huidige centrale of schatting | Bepaalt de omvang van het pakket |
Voor het laatste punt geldt een bruikbare vuistregel: de drukste tien minuten van een gemiddelde werkdag als uitgangspunt nemen en daar een marge bovenop leggen. Voor de meeste kleine organisaties komt dat uit op vier tot acht gelijktijdige gesprekken.
Het stappenplan in zeven stappen
| Stap | Wat er gebeurt | Doorlooptijd |
|---|---|---|
| 1. Inventarisatie | Nummers, gebruikers, toestellen en gewenste bereikbaarheid in kaart | Enkele dagen |
| 2. Keuze pakket en platform | Aantal gelijktijdige gesprekken, platform, bundels | Enkele dagen |
| 3. Aanvraag en portering indienen | Nummeraanvraag bij de nieuwe aanbieder | Indienen: één dag |
| 4. Inrichten van de centrale | Accounts, belgroepen, keuzemenu, openingstijden | Enkele dagen, parallel aan stap 3 |
| 5. Toestellen voorbereiden | Uitleveren of bestaande toestellen omzetten | Afhankelijk van levering |
| 6. Testen | Bellen en gebeld worden op een tijdelijk nummer | Enkele dagen voor de overzet |
| 7. Overzetten | Nummers gaan over op de afgesproken datum en tijd | Doorgaans binnen een uur |
De kritieke stap is nummer drie. De portering bepaalt de datum; al het andere is daaromheen te plannen. Nummers aanvragen of laten overzetten loopt via telefoonnummers.
Nummerbehoud en portering
Nummerbehoud is wettelijk geregeld. De nieuwe aanbieder dient de aanvraag in bij de oude; de klant hoeft zelf niets op te zeggen en moet dat ook niet doen. Wie eerst opzegt, verliest het nummer, want een opgeheven nummer is niet meer te porteren.
Waar het bij porteringen misgaat:
- Tenaamstelling wijkt af. Een handelsnaam in plaats van de statutaire naam, of een oude bedrijfsnaam na een overname. De aanvraag wordt dan afgewezen en de hele keten schuift op.
- Niet alle nummers meegenomen. Doorkiesreeksen, een tweede regionaal nummer of een 085-nummer staan soms op een aparte regel op de factuur.
- Portering en opzegging door elkaar. Een gelijktijdige opzegging bij de oude aanbieder kan de portering laten stranden.
- Vast en mobiel op dezelfde dag. Beide porteren met eigen doorlooptijden; ze samen plannen vergroot de kans dat er één misloopt.
De inrichting van het belplan
De overstap is het natuurlijke moment om de bereikbaarheid opnieuw te bekijken, in plaats van de oude situatie na te bouwen. Vier vragen leveren het belplan op:
- Wie neemt op? Eén centraal nummer met een belgroep, of doorkiesnummers per medewerker, of allebei.
- Wat gebeurt er als niemand opneemt? Wachtrij, voicemail met melding, of doorschakeling naar een mobiel nummer.
- Wat gebeurt er buiten werktijd? Een meldtekst met openingstijden, of een piketnummer.
- Wat toont uitgaand verkeer? Het hoofdnummer voor de hele organisatie, of het eigen doorkiesnummer per medewerker.
Een keuzemenu is daarbij geen doel op zich. Bij een klein team levert direct opnemen meer op dan een menu met vier opties. Wat een centrale verder kan, staat in het artikel VoIP telefooncentrale.
Testen voor de overzetdatum
De nieuwe centrale kan draaien voordat de nummers overgaan. Dat is de belangrijkste reden dat een goed voorbereide overstap nauwelijks onderbreking geeft: alles is getest op een tijdelijk nummer voordat het echte nummer verhuist.
| Test | Waar op te letten |
|---|---|
| Uitgaand bellen | Wordt het juiste nummer getoond, ook vanaf mobiel |
| Inkomend bellen | Gaan de juiste toestellen over, in de juiste volgorde |
| Doorverbinden | Werkt doorverbinden met en zonder ruggespraak |
| Keuzemenu | Komt elke toets bij de juiste groep uit |
| Buiten werktijd | Klopt de meldtekst en de schakeling op het juiste tijdstip |
| Uitwijk | Gaan gesprekken naar mobiel als de verbinding wegvalt |
| Gesprekskwaliteit | Bekabeld en op wifi, tijdens een druk moment op het netwerk |
De laatste test is de meest onderschatte. Een gesprek op een rustige dinsdagochtend zegt weinig over een kantoor waar tegelijk grote bestanden worden verstuurd. Waar dat een risico is, is een aparte verbinding voor spraak de oplossing; zie DSL verbinding.
Wat er in de praktijk misgaat
- Te laat begonnen. Een opzegtermijn van drie maanden ontdekken in maand twee kost een half jaar.
- Toestellen die vastzitten. Door de vorige leverancier dichtgezette IP-telefoons zijn niet over te zetten. Dat vooraf controleren scheelt een verrassing op de overzetdag.
- Nummer op de website vergeten. Bij een nieuw nummer in plaats van portering blijft het oude nummer op offertes, in het bedrijfsprofiel en op voertuigen staan.
- Geen uitwijk ingericht. De eerste internetstoring is dan meteen een dag onbereikbaarheid.
- Overzetten op een vrijdagmiddag. Een overzet vroeg op een rustige doordeweekse ochtend laat ruimte om iets recht te zetten.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een overstap naar VoIP?
De inrichting van de centrale is een kwestie van dagen. De totale doorlooptijd wordt bepaald door de portering van de nummers en de opzegtermijn bij de huidige aanbieder, en ligt in de praktijk meestal tussen twee weken en enkele maanden.
Moet het huidige contract eerst opgezegd worden?
Nee, en dat is ook af te raden. De nieuwe aanbieder dient de portering in; een eigen opzegging vooraf kan het nummer laten vervallen.
Is de organisatie tijdens de overstap onbereikbaar?
De overzet zelf duurt doorgaans minder dan een uur en wordt op een afgesproken tijdstip gepland. Door vooraf te testen op een tijdelijk nummer blijft de onderbreking beperkt tot dat moment.
Kunnen bestaande telefoons mee?
Toestellen die het SIP-protocol ondersteunen werken met de meeste platformen. Toestellen die door de vorige aanbieder zijn vastgezet, niet. Zie IP-telefoons en headsets.
Wat gebeurt er met het faxnummer?
Een faxnummer is te porteren, maar faxverkeer over VoIP is gevoelig. In de praktijk wordt het nummer meegenomen en omgezet naar e-mail.
Wat is er nodig aan internet?
Weinig snelheid en veel stabiliteit. Eén gelijktijdig gesprek vraagt ongeveer honderd kilobit per seconde; de kwaliteit van de verbinding weegt zwaarder dan de bandbreedte.
Tot slot
Een overstap naar VoIP valt of staat bij de volgorde: eerst de nummers en de opzegtermijn, dan de inrichting, dan testen, dan overzetten. Wie die volgorde aanhoudt, houdt aan de overstap een middag over in plaats van een project. PBXcomplete begeleidt de migratie inclusief portering; de pakketten staan op telefooncentrale abonnement en de bredere afweging in het artikel zakelijke telefonie.
LinkedIn
Facebook
