Terug naar het overzichtCloud telefonie aanbieders vergelijken: waar op te letten
Drie offertes voor cloud telefonie naast elkaar leggen levert zelden een helder beeld op. De ene aanbieder rekent per gebruiker, de andere per gelijktijdig gesprek. De een noemt de licentie apart, de ander verwerkt die in het maandbedrag. En het woord onbeperkt betekent per partij iets anders. Dit artikel benoemt de acht punten waarop aanbieders werkelijk van elkaar verschillen, zodat offertes op één lijn te brengen zijn.
Inhoud van dit artikel
Waarom offertes moeilijk te vergelijken zijn
Cloud telefonie is geen product met een vaste inhoud. Onder dezelfde noemer zit bij de ene partij alleen de centrale, en bij de andere de centrale plus licenties, nummers, belbundel en support. Het genoemde maandbedrag zegt daardoor weinig zolang niet vaststaat wat erin zit.
Daar komt bij dat de grondslag verschilt. Een bedrag per gebruiker en een bedrag per gelijktijdig gesprek zijn niet met elkaar te vergelijken zonder de organisatie erbij te betrekken. In een team van twintig medewerkers waarvan er vier tegelijk bellen, scheelt de keuze van grondslag meer dan het verschil tussen de aanbieders zelf. Die vergelijking is uitgewerkt in het artikel wat kost cloud telefonie.
Acht punten waarop aanbieders verschillen
| Punt | Wat te vragen | Waarom het uitmaakt |
|---|---|---|
| 1. Grondslag van de prijs | Per gebruiker of per gelijktijdig gesprek? | Bepaalt wat groei kost |
| 2. Licenties | Zit de platformlicentie in het maandbedrag? | Meest vergeten post bij vergelijken |
| 3. Telefoonnummers | Hoeveel zitten erbij, wat kost een extra nummer? | Doorkiesnummers tellen snel op |
| 4. Belbundel | Wat valt er onder onbeperkt, en wat niet? | Mobiel, servicenummers en buitenland vallen vaak buiten de bundel |
| 5. Support | Zit er support in het abonnement of per incident? | Wijzigingen in een belplan zijn routine, geen uitzondering |
| 6. Uitwijk bij storing | Wat gebeurt er als internet wegvalt? | Zonder doorschakeling is de organisatie onbereikbaar |
| 7. Contractduur | Looptijd, opzegtermijn en verlenging? | Bepaalt de ruimte om te veranderen |
| 8. Eigenaarschap van de nummers | Staan de nummers op naam van de klant? | Bepaalt hoe soepel een volgende overstap verloopt |
Punt acht wordt zelden gesteld en is de vervelendste om achteraf te ontdekken. Nummers horen op naam van de organisatie te staan, niet op naam van de aanbieder. Staat dat anders geregeld, dan wordt een overstap later een onderhandeling in plaats van een aanvraag.
Het platform onder de dienst
Vrijwel elke aanbieder levert een platform dat elders is ontwikkeld. Welk platform dat is, bepaalt de functies, het licentiemodel en de mate waarin de inrichting overdraagbaar is.
| Platform | Licentiemodel | Apps | Kenmerkend |
|---|---|---|---|
| FreePBX | Open source, geen licentiekosten | Werkt met standaard SIP-software | Stabiel en bewezen, gunstig bij een strak budget |
| 3CX | Jaarlijkse licentie | Windows, Android en iPhone | Naast bellen ook chat, WhatsApp en videovergaderen |
| PantaPBX | In het abonnement | Eigen apps | Onbeperkt aantal gebruikers, eenvoudig beheer |
Een aanbieder die het platform niet wil noemen, is een signaal op zich. De overzichten per platform staan op hosted 3CX, hosted FreePBX en hosted PantaPBX.
Waar de data en de gesprekken staan
Cloud telefonie betekent dat gespreksverkeer en gespreksgegevens buiten het eigen pand worden verwerkt. Voor de meeste organisaties is dat geen bezwaar, mits duidelijk is waar het gebeurt.
- Locatie van het datacenter. Binnen Nederland of de EU scheelt in de verwerkersovereenkomst en in de latentie.
- Gespreksopnames. Waar ze worden bewaard, hoe lang, en wie erbij kan.
- Verwerkersovereenkomst. Hoort standaard geleverd te worden, niet op verzoek.
- Export. Kunnen opnames en gespreksgegevens bij vertrek worden meegenomen.
PBXcomplete host in een Nederlands datacenter; de achtergrond bij cloud telefonie als vorm staat in het artikel wat is cloud telefonie.
Support, beheer en wijzigingen
Een telefooncentrale wordt na de inrichting niet met rust gelaten. Er komt een medewerker bij, een openingstijd verandert, een keuzemenu krijgt een extra optie. De vraag is wie dat doet en wat het kost.
| Model | Hoe het werkt | Waar op te letten |
|---|---|---|
| Zelf beheren | Beheerscherm bij de klant | Vraagt iemand die het bijhoudt |
| Support in het abonnement | Een aantal minuten per maand inbegrepen | Controleer wat er buiten valt |
| Support per incident | Elke wijziging apart gefactureerd | Kleine wijzigingen tikken aan |
| Volledig beheerd | Aanbieder voert alles uit | Hoogste maandbedrag, minste eigen werk |
Een tweede punt: bereikbaarheid van de support zelf. Een storing op maandagochtend is iets anders dan een storing op vrijdagavond, en de reactietijd hoort in de offerte te staan in plaats van in de verwachting.
Contractduur en opzegtermijn
Een lage maandprijs met een looptijd van drie jaar is over de looptijd vaak ongunstiger dan een iets hoger bedrag per maand zonder lange binding, simpelweg omdat organisaties in drie jaar veranderen. Drie vragen brengen dit in beeld:
- Wat is de looptijd, en met welke termijn wordt er stilzwijgend verlengd?
- Wat is de opzegtermijn, en geldt die ook bij het verminderen van het aantal gebruikers of gesprekken?
- Wat kost het om tussentijds te wijzigen, bijvoorbeeld bij een verhuizing of een fusie?
Een vergelijking op één lijn brengen
Offertes worden vergelijkbaar zodra ze op dezelfde uitgangspunten worden teruggerekend. Een werkbare methode is de totale jaarprijs bepalen bij drie scenario’s: de organisatie zoals die nu is, met vijf medewerkers erbij, en met vijf medewerkers minder.
| Scenario | Wat mee te rekenen |
|---|---|
| Huidige situatie | Abonnement, licenties, nummers, belverkeer, support, eenmalige kosten gedeeld door de looptijd |
| Vijf medewerkers erbij | Extra accounts, extra doorkiesnummers, eventueel extra gelijktijdige gesprekken |
| Vijf medewerkers minder | Wat er daadwerkelijk wegvalt binnen de contractvoorwaarden |
Het derde scenario is het scherpst. Bij een model per gebruiker zakt de rekening mee; bij een model per gelijktijdig gesprek verandert er niets, maar was de rekening ook nooit meegegroeid. Wat in beide gevallen telt, is of het contract die beweging toestaat.
Veelgestelde vragen
Wat kost cloud telefonie gemiddeld per maand?
Voor een kleine organisatie ligt het abonnement voor de centrale doorgaans tussen de 30 en 60 euro per maand, afhankelijk van het aantal gelijktijdige gesprekken en het platform. Licenties, extra nummers en belverkeer komen daar bovenop.
Is de goedkoopste aanbieder de verkeerde keuze?
Niet noodzakelijk, maar een laag maandbedrag hoort altijd samen met de vraag wat er buiten valt. Licenties, support per incident en een lange looptijd zijn de drie posten waarin het verschil doorgaans terugkomt.
Kan een bestaand telefoonnummer mee naar een andere aanbieder?
Ja. Nummerbehoud is wettelijk geregeld en verloopt via de nieuwe aanbieder. Voorwaarde is dat de tenaamstelling van het bestaande contract klopt.
Hoe lang duurt een overstap?
De inrichting van de centrale is een kwestie van dagen. De doorlooptijd wordt bepaald door de portering van de nummers en de opzegtermijn bij de huidige aanbieder.
Wat gebeurt er als de aanbieder een storing heeft?
Dan valt de centrale uit. De vraag is wat er vooraf is ingericht: met een doorschakeling naar mobiele nummers blijft de organisatie bereikbaar. Vraag daar expliciet naar, want het zit niet standaard in elk pakket.
Is het mogelijk om eerst te proberen?
Dat verschilt per aanbieder. Een proefopstelling naast de bestaande centrale is technisch goed mogelijk en geeft een reëler beeld dan een demonstratie.
Tot slot
Aanbieders van cloud telefonie verschillen minder in techniek dan in voorwaarden. Het platform is vaak hetzelfde; het prijsmodel, de support en de contractduur zijn dat niet. Wie die drie op één lijn brengt, houdt een vergelijking over die iets zegt. Het aanbod van PBXcomplete staat op cloud telefonie en de pakketten op telefooncentrale abonnement.
LinkedIn
Facebook
