Terug naar het overzichtMicrosoft Teams als telefooncentrale: wat er nodig is en wat het oplevert
Veel organisaties gebruiken Microsoft Teams al voor chat, vergaderen en bestanden delen. De vraag die daarop volgt is logisch: als het interne verkeer er toch al doorheen loopt, waarom dan nog een aparte telefooncentrale. Bellen met een extern nummer vanuit Teams kan, maar Teams is van zichzelf geen telefooncentrale. Dit artikel legt uit wat er wel en niet standaard in zit, welke drie routes er zijn om Teams op het telefoonnet aan te sluiten en waar de grenzen liggen.
Inhoud van dit artikel
Wat Teams standaard wel en niet kan
In een gewoon Microsoft 365-abonnement kan Teams bellen naar andere Teams-gebruikers. Dat verkeer loopt volledig binnen Microsoft en raakt het telefoonnet niet. Zodra er naar een gewoon 06- of 010-nummer gebeld moet worden, of zodra een klant het bedrijfsnummer draait, is er een aansluiting op het openbare telefoonnet nodig.
| Functie | Standaard in Microsoft 365 | Vereist telefonie-uitbreiding |
|---|---|---|
| Bellen naar collega’s in Teams | Ja | Nee |
| Videovergaderen en chat | Ja | Nee |
| Bellen naar een extern telefoonnummer | Nee | Ja |
| Gebeld worden op een vast nummer | Nee | Ja |
| Doorkiesnummer per medewerker | Nee | Ja |
| Keuzemenu en wachtrij | Beperkt | Ja, voor alles buiten de basis |
De uitbreiding die dat mogelijk maakt heet Teams Phone. Die licentie regelt de belfunctie binnen Teams, maar nog niet de verbinding met het telefoonnet. Daarvoor zijn drie routes.
Drie manieren om Teams op het telefoonnet aan te sluiten
| Route | Wie levert de belminuten | Nummerbehoud | Kenmerkend |
|---|---|---|---|
| Calling Plan | Microsoft zelf | Mogelijk, via Microsoft | Snel op te zetten, vaste bundels, weinig ruimte om af te wijken |
| Operator Connect | Een aangesloten operator | Via de operator | Koppeling in enkele klikken, beperkt tot deelnemende partijen |
| Direct Routing | Een vrij te kiezen telefonieaanbieder | Via die aanbieder | Meeste vrijheid in tarieven, bundels en inrichting |
Het verschil zit niet in wat de gebruiker ziet: in alle drie de gevallen belt de medewerker gewoon vanuit Teams. Het verschil zit in wie de belminuten levert, wie de telefoonnummers beheert en hoeveel ruimte er is om de inrichting aan te passen aan de organisatie.
Wat Direct Routing in de praktijk betekent
Bij Direct Routing wordt Teams via een session border controller gekoppeld aan het netwerk van een telefonieaanbieder. Die koppeling ligt bij de aanbieder, niet bij de klant; de organisatie merkt er in het gebruik niets van.
Wat de organisatie er wel van merkt, zijn de voorwaarden. Een eigen aanbieder betekent eigen bundels en eigen tarieven, en die wijken in Nederland doorgaans af van de standaardbundels van Microsoft. Ook het samenvoegen van minuten is een verschil: worden de bundels van alle medewerkers tot één bedrijfsbundel opgeteld, dan betaalt een organisatie niet voor ongebruikte minuten van de ene medewerker terwijl de andere overschrijdt. PBXcomplete verzorgt de koppeling op deze manier, inclusief nummerbehoud en een doorkiesnummer per medewerker. De opzet staat beschreven op bellen met Microsoft Teams als telefooncentrale.
Licenties en kosten
Een Teams-telefonieopzet bestaat uit drie posten die los van elkaar worden gerekend. Dat is de reden dat offertes voor hetzelfde resultaat sterk uiteen kunnen lopen.
| Post | Waar die vandaan komt | Waar op te letten |
|---|---|---|
| Microsoft 365-licentie | Microsoft | Loopt al, verandert niet door telefonie |
| Teams Phone-licentie | Microsoft, per gebruiker | Zit in sommige suites al inbegrepen, controleer dat eerst |
| Belminuten en nummers | Microsoft of een eigen aanbieder | Hier zit het grootste prijsverschil |
De belangrijkste vraag bij het vergelijken is of de licentie per gebruiker wordt gerekend en het belverkeer ook. In een organisatie waarin lang niet iedereen dagelijks belt, telt dat dubbel aan. Een centrale die per gelijktijdig gesprek rekent kent dat probleem niet; de vergelijking tussen beide modellen staat in het artikel wat kost cloud telefonie.
Wat een centrale toevoegt aan Teams
Teams met een belaansluiting is genoeg om te bellen en gebeld te worden. Voor bereikbaarheid als bedrijf komt er meer bij kijken.
| Onderdeel | Teams met belaansluiting | Met een telefooncentrale erachter |
|---|---|---|
| Keuzemenu met meerdere niveaus | Basaal | Vrij in te richten |
| Wachtrij met wachtmuziek en positiemelding | Beperkt | Volledig |
| Belgroepen met eigen volgorde | Beperkt | Volledig |
| Rapportage over gemiste oproepen | Summier | Uitgebreid |
| Gespreksopname | Afhankelijk van licentie | Standaard in te stellen |
| Uitwijk bij storing bij Microsoft | Niet mogelijk | Doorschakeling naar mobiel |
| Koppeling met het klantsysteem | Per pakket verschillend | Breed ondersteund |
Wanneer Teams niet de beste plek is om te bellen
Teams-telefonie werkt goed in organisaties waarin bellen ondersteunend is aan het werk: kantoorfuncties, adviseurs, projectteams. Er zijn situaties waarin een aparte centrale meer oplevert.
- Een klantenservice met volume. Wachtrijen, doorschuiven tussen groepen en sturen op wachttijd vragen om een centrale die daarvoor gebouwd is.
- Medewerkers zonder vaste werkplek. Monteurs en bezorgers hebben meer aan een simkaart die het zakelijke nummer toont dan aan een app die een dataverbinding en batterij vraagt.
- Bereikbaarheid die niet mag uitvallen. Ligt Teams eruit, dan ligt ook de telefoon eruit. Een centrale met eigen uitwijk naar mobiele nummers haalt die afhankelijkheid weg.
- Veel deeltijdmedewerkers. Licenties per gebruiker worden dan een grote post tegenover weinig gespreksverkeer.
De combinatie komt ook voor: Teams voor de kantoorfuncties en een centrale voor de afdeling die de telefoon aanneemt. Beide hangen dan aan dezelfde nummerreeks. Het overzicht van de platformen staat op telefooncentrale abonnement.
Veelgestelde vragen over Teams-telefonie
Is Microsoft Teams een telefooncentrale?
Niet uit zichzelf. Teams kan met een uitbreiding bellen naar externe nummers, maar de functies van een centrale, zoals meerlaagse keuzemenu’s, wachtrijen en rapportage, zijn beperkt. Met een centrale erachter blijft Teams het scherm waarin gebeld wordt, terwijl de afhandeling elders gebeurt.
Welke licentie is nodig om vanuit Teams te bellen?
Naast het bestaande Microsoft 365-abonnement is een Teams Phone-licentie per bellende gebruiker nodig. In enkele suites zit die al inbegrepen; dat is de eerste controle voordat er iets bij besteld wordt.
Kan het bestaande vaste nummer in Teams gebruikt worden?
Ja. Nummerbehoud is wettelijk geregeld en verloopt via de partij die de belaansluiting levert. Zie telefoonnummers.
Wat is het verschil tussen Operator Connect en Direct Routing?
Bij Operator Connect wordt een operator uit een lijst van deelnemende partijen gekoppeld, wat de installatie eenvoudig maakt. Bij Direct Routing is de aanbieder vrij te kiezen, wat meer ruimte geeft in tarieven, bundels en inrichting.
Werken vaste IP-telefoons samen met Teams?
Er zijn toestellen die voor Teams gecertificeerd zijn. Gewone SIP-toestellen werken niet rechtstreeks in Teams, maar wel via de centrale die eraan gekoppeld is. Zie IP-telefoons en headsets.
Wat gebeurt er als Microsoft 365 uitvalt?
Bellen vanuit Teams stopt dan. Met een centrale ernaast kunnen binnenkomende gesprekken automatisch naar mobiele nummers worden doorgeschakeld, zodat de organisatie bereikbaar blijft.
Tot slot
Teams als telefooncentrale is vooral een vraag naar het soort bereikbaarheid dat een organisatie nodig heeft. Voor kantoorfuncties die af en toe extern bellen is Teams met een goede belaansluiting ruim voldoende. Zodra bereikbaarheid een proces wordt, met wachtrijen, doorschakelen en rapportage, is een centrale erachter de rustiger keuze. Achtergrond over wat een centrale doet staat in het artikel VoIP telefooncentrale, en de zakelijke opzet op VoIP zakelijk.
LinkedIn
Facebook
