Terug naar het overzichtZakelijk VoIP bellen: wat er in de praktijk verandert
VoIP is voor de meeste Nederlandse bedrijven geen keuze meer maar een gegeven: sinds de uitfasering van ISDN en PSTN loopt zakelijk telefoonverkeer via het internet. De techniek achter de aansluiting is daarmee veranderd, maar de vraag die ertoe doet is een andere: wat merkt een organisatie er dagelijks van. Dit artikel zet op een rij wat zakelijk VoIP bellen in de praktijk betekent, wat ervoor nodig is en waar het misgaat.
Inhoud van dit artikel
Wat zakelijk VoIP bellen inhoudt
VoIP staat voor Voice over Internet Protocol. Spraak wordt omgezet in datapakketten en via de internetverbinding verstuurd, in plaats van via een koperen aansluiting met een vaste lijn per gesprek. Voor de beller verandert er niets: er wordt een nummer gedraaid en er gaat een toestel over.
Het verschil zit in wat er daarachter mogelijk wordt. Een vaste lijn kan één gesprek dragen en zit vast aan één adres. Een VoIP-aansluiting is een account bij een telefooncentrale, en zo’n account kan op meerdere toestellen tegelijk staan: een vast toestel op kantoor, een app op de mobiele telefoon en een softphone op de laptop. Dat is de reden dat zakelijke telefonie na de overstap vooral een inrichtingsvraagstuk wordt en geen aansluitingsvraagstuk. De bredere afweging tussen de vormen staat in het artikel zakelijke telefonie.
Wat er verandert ten opzichte van de vaste lijn
| Onderdeel | Vaste lijn | VoIP |
|---|---|---|
| Aantal gelijktijdige gesprekken | Eén per lijn | Ingesteld in het abonnement, uit te breiden |
| Gebonden aan een adres | Ja | Nee, het account verhuist mee |
| Extra medewerker aansluiten | Nieuwe lijn of toestel | Account aanmaken in de centrale |
| Keuzemenu en wachtrij | Aparte centrale nodig | Onderdeel van de dienst |
| Nummerweergave sturen | Beperkt | Per gebruiker of afdeling in te stellen |
| Wijziging doorvoeren | Monteur of leverancier | Zelf in een beheerscherm |
| Afhankelijk van | Koperlijn en stroom | Internetverbinding en stroom |
De laatste rij is het punt dat bij de overstap de meeste aandacht verdient. De afhankelijkheid verdwijnt niet, hij verschuift van de koperlijn naar de internetverbinding. Dat maakt de kwaliteit van die verbinding, en een uitwijk als die wegvalt, onderdeel van het telefonievraagstuk.
Wat er nodig is aan verbinding en apparatuur
De bandbreedte die spraak vraagt is bescheiden. Bij de gangbare G.711-codec kost één gelijktijdig gesprek ongeveer honderd kilobit per seconde in beide richtingen.
| Gelijktijdige gesprekken | Benodigde bandbreedte (op en neer) | Typische situatie |
|---|---|---|
| 2 | circa 0,2 Mbit/s | Eenmanszaak of klein kantoor |
| 4 | circa 0,4 Mbit/s | Tien tot vijftien medewerkers |
| 8 | circa 0,8 Mbit/s | Kantoor met een klantenservice |
| 16 | circa 1,6 Mbit/s | Meerdere afdelingen of locaties |
Snelheid is dus zelden het knelpunt. Stabiliteit is dat wel: pakketverlies en wisselende vertraging horen hoorbaar in een gesprek, ook op een snelle verbinding. Op een kantoor waar tegelijk grote bestanden worden verstuurd of veel videovergaderingen lopen, is het verstandig spraakverkeer voorrang te geven in de router of een aparte verbinding te gebruiken. PBXcomplete levert die apart, zie DSL verbinding.
Aan apparatuur is weinig nodig. Bestaande IP-telefoons van gangbare merken werken mits ze het SIP-protocol ondersteunen. Wie uitsluitend met apps werkt, heeft aan een goede headset genoeg; het overzicht staat op IP-telefoons en headsets.
Bellen vanaf kantoor, thuis en onderweg
De praktische winst van VoIP zit in het loskoppelen van nummer en toestel. Eén zakelijk nummer kan tegelijk op drie plekken staan:
- Vast toestel op kantoor. Voor werkplekken waar veel gebeld wordt blijft dit het prettigst.
- Softphone op de pc. Handig bij werk waarin bellen en administratie door elkaar lopen, zeker met een koppeling naar het klantsysteem.
- App op de mobiele telefoon. Buiten kantoor bereikbaar zijn op het zakelijke nummer, zonder het privénummer te delen.
Voor wie vooral onderweg is, is er een variant die zonder app werkt: bij vast-mobiel integratie wordt de simkaart onderdeel van de centrale, waardoor uitgaand verkeer het vaste zakelijke nummer toont en gesprekken gewoon via het mobiele netwerk lopen. Dat scheelt afhankelijkheid van een dataverbinding en van de batterij die een app verbruikt.
Waar de kosten anders uitpakken
Het grootste verschil met de vaste lijn is dat er niet meer per lijn wordt betaald. Bij VoIP zijn er twee gangbare modellen: per gebruiker of per gelijktijdig gesprek.
| Situatie | Per gebruiker | Per gelijktijdig gesprek |
|---|---|---|
| Team van 8, iedereen belt veel | Overzichtelijk | Weinig verschil |
| Team van 25, vier bellen veel | 25 accounts worden gefactureerd | Vier tot zes gesprekken volstaat |
| Groei met vijf medewerkers | Maandprijs stijgt mee | Maandprijs blijft gelijk |
| Seizoensdrukte | Accounts op- en afschalen | Piek tijdelijk verhogen |
PBXcomplete rekent per gelijktijdig gesprek, waardoor het aantal accounts geen invloed heeft op de maandprijs. De volledige kostenopbouw, inclusief licenties en de posten die vaak buiten een offerte vallen, staat in het artikel wat kost cloud telefonie. De pakketten staan op telefooncentrale abonnement.
Waar het in de praktijk op vastloopt
Geen uitwijk bij storing
Valt internet of stroom weg, dan is de organisatie onbereikbaar zolang er geen doorschakeling naar mobiele nummers is ingericht. Die uitwijk zit niet standaard in elk pakket en is de eerste vraag die bij een offerte gesteld hoort te worden.
Een belplan dat nooit is nagelopen
Belgroepen en keuzemenu’s worden bij de start ingericht en daarna zelden herzien. Na een paar personeelswisselingen staan er nummers in die niemand meer opneemt. Eén keer per jaar nalopen voorkomt gemiste oproepen die niemand opmerkt.
Wifi als belnetwerk
Softphones en apps op een druk wifi-netwerk leveren de meeste klachten over gesprekskwaliteit op. Bekabeld waar het kan, en een apart wifi-netwerk voor spraak waar dat niet kan.
Alarmnummers en locatie
Omdat een VoIP-account niet aan een adres vastzit, moet het locatiegegeven bij de aansluiting kloppen voor het geval er 112 gebeld wordt. Dat is een administratieve stap die bij een verhuizing over het hoofd wordt gezien.
Veelgestelde vragen over zakelijk VoIP
Kan het bestaande telefoonnummer mee?
Ja. Nummerbehoud is wettelijk geregeld en wordt door de nieuwe aanbieder aangevraagd. Het nummer blijft in gebruik, ook bij een verhuizing naar een andere regio. Zie telefoonnummers.
Is VoIP betrouwbaar genoeg voor een bedrijf?
De techniek zelf is volwassen; vrijwel al het zakelijke telefoonverkeer in Nederland loopt er inmiddels over. De betrouwbaarheid wordt bepaald door de verbinding en door de uitwijk die is ingericht, niet door VoIP als zodanig.
Hoeveel gelijktijdige gesprekken zijn nodig?
Een bruikbare vuistregel is de drukste tien minuten van een gemiddelde werkdag als uitgangspunt nemen en daar een marge bovenop leggen. Voor de meeste kleine organisaties komt dat uit op vier tot acht.
Werkt een bestaand toestel nog?
Als het toestel SIP ondersteunt meestal wel. Toestellen die door een vorige aanbieder zijn dichtgezet vormen de uitzondering; die zijn aan één platform gebonden.
Wat gebeurt er bij een stroomstoring?
Toestellen en router vallen uit. Gesprekken worden dan doorgeschakeld naar mobiele nummers, mits dat vooraf is ingesteld in de centrale.
Is bellen via een app net zo goed als via een vast toestel?
Voor incidenteel gebruik wel. Wie de hele dag belt, merkt verschil in gemak en in geluidskwaliteit; een vast toestel of een goede headset weegt dan op tegen de aanschaf.
Tot slot
Zakelijk VoIP bellen is geen techniekproject maar een bereikbaarheidsproject. De aansluiting is in een dag geregeld; de winst zit in het belplan erachter en in de vraag wat er gebeurt als er iets uitvalt. Wie die twee goed regelt, houdt aan de overstap vooral rust over. Achtergrond over de centrale zelf staat in het artikel VoIP telefooncentrale en het aanbod op de pagina VoIP zakelijk.
LinkedIn
Facebook
